LA COMUNICACION EN LAS ORGANIZACIONES

Clase martes 24/10 5to D GESTION ORGANIZACIONAL

La comunicación en las organizaciones

La comunicación es un elemento de gran importancia de las relaciones humanas, el ser humano por naturaleza, necesita relacionarse con otras personas para poder satisfacer sus necesidades de afecto y  socialización, y esto lo logra a través de diversos medios de comunicación.

El término comunicación procede del latín communicare que significa “hacer a otro partícipe de lo que uno tiene”. La comunicación es la acción de comunicar o comunicarse, se entiende como el proceso por el que se trasmite y recibe una información. Todo ser humano y animal tiene la capacidad de comunicarse con los demás. Para que un proceso de comunicación se lleve a cabo, es indispensable la presencia de seis elementos:

Emisor: Aquél que transmite la información (un individuo, un grupo o una máquina).

Receptor: Aquél, individual o colectivamente, que recibe la información. Puede ser una máquina.

Código: Conjunto o sistema de signos que el emisor utiliza para codificar el mensaje.

Canal: Elemento físico por donde el emisor transmite la información y que el receptor capta por los sentidos corporales. Se denomina canal tanto al medio natural (aire, luz) como al medio técnico empleado (imprenta, telegrafía, radio, teléfono, televisión, ordenador, etc.) y se perciben a través de los sentidos del receptor (oído, vista, tacto, olfato y gusto).

Mensaje: La propia información que el emisor transmite.

Contexto: Circunstancias temporales, espaciales y socioculturales que rodean el hecho o acto comunicativo y que permiten comprender el mensaje en su justa medida.

Sin embargo, para que exista una comunicación adecuada, sera necesario otras dos condiciones, tales como que el canal funcione adecuadamente y no exista ruido.

Ruido: se entiende como toda perturbación que afecte la transmisión del mensaje, sea de carácter auditivo o de cualquier otro tipo por ej como las interferencias en el medio, la distracción del receptor, los errores lingüísticos son algunos factores que constituyen al ruido.

COMUNICACIÓN INTERNA EN LAS ORGANIZACIONES

La comunicación interna, son todas las actividades realizadas por la organización, para crear y mantener las relaciones entre sus miembros, a través del buen uso de los diferentes medios de comunicación existentes en la organización.Existen muchas herramientas disponibles para ponerla en práctica. Cada empresa puede optar por las que se adapten mejor a sus posibilidades u objetivos. Algunas de las más utilizadas:

·      Manual de empleado. Incluye información relacionada con la empresa que todo empleado debería conocer. Puede incluir la historia de la empresa, sus normas internas, su misión y valores, las políticas de recursos humanos, el organigrama, pautas de seguridad o procedimientos específicos.

·  Publicación institucional o "newsletter". Con el objetivo de informar a los empleados, en forma de revista, periódico, o folleto interno —en papel o digital—, incluye datos de la operatividad de la empresa como de los mismos empleados. Abarca todas las áreas y puede contener testimonios, artículos, fechas de cumpleaños e incluso, malas noticias.

                                                              

· Cartelera. Es un efectivo medio de comunicación siempre que se ubique en un lugar concurrido por los empleados, con fácil acceso visual. Es necesario actualizarla periódicamente y consignar la  fecha de cada publicación. Puede incluir informaciones legales o sociales, resultados de la empresa, nuevas políticas o intercambios entre el personal (compraventa, ofrecimientos para compartir transporte, o fotos de familias, por ejemplo).

                                                            .

·      Circulares. Es un mensaje que se envía a toda la empresa o a una parte de ella. Los medios para hacerla conocer son variados (correo electrónico, carta, intranet, blogs, etc). Puede dar a conocer información, órdenes, sugerencias o convocatorias

·       Reuniones. Permiten la interacción personal dentro de los equipos de trabajo o entre las distintas áreas de la empresa. Pueden usarse para informar, capacitar, coordinar nuevas tareas y tomar decisiones. Es fundamental que se planifiquen de forma conveniente, se realicen en un lugar adecuado y se convoquen con antelación.

                                           

·       Correo electrónico. No todos los empleados cuentan con una computadora como herramienta de trabajo, pero dependiendo del tipo de comunicación el e-mail es una herramienta muy útil, ya que representa un medio rápido de comunicación con muchos interlocutores. Es, a la vez, de bajo costo y fácil de personalizar. 

                                                            

·       Buzón de sugerencias. Es una importante fuente de información si se lo utiliza correctamente y de forma activa. El objetivo es conocer las opiniones y propuestas de los empleados en diversos aspectos: normas, organización, condiciones de trabajo, tareas, relaciones laborales, beneficios sociales.

                        

·  Videoconferencia. Es una herramienta muy utilizada gracias a su rapidez y bajo costo. Permite conectar a dos o más personas que estén distanciadas geográficamente, evitando desplazamientos y ahorrando así tiempo y dinero.

                                                    

·  Intranet. Es una red de comunicación dentro de la empresa. Su instalación es simple y económica, sólo requiere la inversión en infraestructura. Su ventaja principal ser un medio rápido e instantáneo: disponibilidad al instante de la información, material compartido o base de datos de la empresa.

Comunicación externa

Son todas las actividades realizadas por la organización, cuyo propósito es mantener relaciones con el exterior, en la actualidad a este tipo de comunicación se le conoce como relaciones públicas. Tambien podemos agregar que es el conjunto de actividades generadoras de mensajes dirigidos a crear, mantener o mejorar la relación con los diferentes públicos objetivo del negocio, así como a proyectar una imagen favorable de la compañía o promover actividades, productos y servicios.

Para la organización que tiene su atención centrada en sus clientes, es fundamental mantener un doble flujo de comunicación: Recibir información sobre las variaciones en la dinámica del contexto socio-político y económico en que desarrolla su labor, para poder definir su estrategia y sus políticas; y proyectar sobre el ámbito social una imagen de empresa fundada en información sobre su dinámica interna y su acción objetiva sobre el medio social. Los interlocutores privilegiados de esa comunicación son los clientes, los proveedores, la opinión pública y el gobierno.

 ¿Cómo fluye la comunicación dentro de las organizaciones?

Comunicación formal e informal:

Las redes Formales son generalmente verticales, siguiendo la cadena de autoridad y limitadas con las comunicaciones con las tareas empresariales. Por el contrario, las redes informales no son rígidas en su dirección, puede tomar cualquiera, saltar niveles de autoridad y seguramente satisface necesidades sociales de los miembros internos de la organización, por ejemplo los rumores o chismes.

Formal: Aquella que se origina en la estructura formal de la organización y fluye a través de los canales organizacionales.

Informal: Está directamente vinculada a la organización informal de la empresa, comprendiendo las interrelaciones sociales de los diversos elementos que forman parte de la organización. Chismes, murmuraciones, rumores, pláticas privadas, etc

Ascendente: Esta comunicación fluye de los empleados o equipo de trabajo hacia la gerencia. Se utiliza para proporcionar retroalimentación a los de arriba, para informarsesobre los progresos, problemas, sobre el sentir de los empleados, cómo se sienten los empleados en sus puestos, con sus compañeros de trabajo y en la organización, para captar ideas sobre cómo mejorar cualquier situación interna en la organización. Un líder sabe que ambas direcciones son importantes e imprescindibles para lograr las metas propuestas con el mínimo de problemas, pero lamentablemente no todas las organizaciones tienen conciencia de ello, por lo que en muchas ocasiones las ideas, pensamientos y propuestas de los empleados pasan desapercibidas ya que consideran que esto no influirá en el rendimiento laboral.

Obrero, empleados, técnicos, clientes -  Supervisor - Gerente

Ejemplos Organizacionales de Comunicación Ascendente

    • Informes de desempeños preparados por supervisores

    • Buzones de sugerencia

    • Encuesta de actitud de los empleados

    • Procedimientos para expresar quejas

    • Encuestas.

Descendente: Es la comunicación que fluye de un nivel del grupo u organización a un nivel más bajo. Es el utilizado por los líderes de grupos y gerentes para asignar tareas, metas, dar a conocer problemas que necesitan atención, proporcionar instrucciones.

Gerente – Supervisor - Empleados, obreros, técnicos, etc.

Lateral (Horizontal): Este tipo de comunicación se da cuando dos o más miembros de una organización cuyos puestos están al mismo nivel intercambian información. Por ejemplo comunicaciones entre supervisores de varias plantas o departamentos. Este tipo de comunicación es muy positiva para evitar proceso burocráticos y lentos en una organización, además, es informal y promueve a la acción

CONCLUSIONES

Se realizo el análisis de los diferentes tipos de comunicación que se dan en las organizaciones y que se necesita comprender bien el mensaje para que se trasmita correctamente ,también pudimos analizar que para que los empleados tengan gran confianza en los gerentes se debe prestar mas atención a la comunicación descendente, cultivando confianza, manteniéndolos informados de los que pasa dentro de la empresa teniendo en cuenta que  la comunicación es tan importante que si se le da la atención necesaria y se desarrolla de manera plena las organizaciones tendrán éxito seguro en sus empresas.

AREAS, DEPARTAMENTOS Y ORGANIGRAMAS

SEGUIMOS CON LA ESTRUCTURA DE LA EMPRESA.....

AREAS PRINCIPALES DE UNA EMPRESA, Departamentos, Sectores.

La estructura depende de cada organización en particular. Es necesario tener en cuenta su disposición geográfica, sus objetivos, el  nivel de delegación deseado por sus directores, su tamaño y otras consideraciones.

Como ejemplo podemos decir que una empresa comercializadora no tendrá un área de fabricación. En una empresa pequeña con 10 empleados, las funciones de recursos humanos seguramente estarán integradas con las de administración.

En los Estados Unidos, en la década del 50, la Asociación de Ingenieros Consultores de Empresas ACME) elaboró un proyecto que daba respuestas a las empresas que solicitaban un modelo de estructura tipo.

Ellos concibieron este proyecto sobre la base de una encuesta que se hizo sólo dentro de los Estados Unidos y en grandes empresas. Esto quiere decir que la visión con que se confeccionó el modelo fue parcial, no considero a las pequeñas y medianas empresas.

Pese a estas limitaciones es, aún hoy, un excelente trabajo para identificar y describir las funciones típicas de una empresa.

En su esquema (ACME) reconoce 7 áreas básicas, agrupadas en 2 grandes grupos, la línea y el staff (conjunto de personas que, en torno y bajo el mando del director de una empresa o institución, coordina la actividad o le asesora en la dirección. La empresa elije a sus mejores técnicos para su staff. El staff lo dibujaremos en el organigrama con lineas punteadas, ya que no forma parte de la estructura de la estructura solo asesora y ayuda al nro 1.

Área de línea:

Investigación y desarrollo.

Producción.

Comercialización.

Finanzas y control.

Áreas de staff:

Secretaría y legales.

Administración de personal (Recursos Humanos).

Relaciones públicas.

Ahora veremos cuáles son las funciones de cada área:

Investigación y desarrollo.

Investigación:

·         De procesos productivos

·         De nuevos productos.

Desarrollo:

·         De nuevas técnicas

·         De nuevos productos.

·         Modificaciones en las actuales técnicas productivas.

Producción

Diseño

·         De productos.

Ingeniería:

·         Diseño de planta.

·         Diseño de métodos de trabajo.

·         Fijación de estándares.

Planeamiento y control de la producción. Planeamiento del núcleo de la producción:

·         Recepción y almacenamientos de materiales.

·         Control de existencias.

Compras:

·         Identificaión y selección de proveedores.

·         Evaluación de cotizaciones.

·         Ejecución de compras.

Producción:

·         Fabricación del producto.

Control de calidad:

·         Desarrollo de métodos de control de calidad.

·         Fijación de estándares.

·         Inspección.

Mantenimiento:

·         Reparación de maquinarias y equipos.

Comercialización

Marketing

·         Investigación de mercado.

·         Estudio del producto.

·         Estudio de los canales de distribución.

Publicidad

·         Asumida por la empresa.

·         Encargada a un especialista.

Planeamiento de ventas

·         Elaboración de presupuestos de ventas.

·         Fijación de políticas de ventas.

Operaciones de venta

·         Dirección de la operación de ventas.

Distribución

·         Almacenamiento de producción.

·         Expedición de productos.

Finanzas y control

Finanzas:

·         Planeamiento financiero.

·         Tesorería.

·         Cobros y pagos.

Control:

·         Contabilidad.

·         Costos.

·         Auditoría interna.

·         Control presupuestario y de gestión.

Recursos humanos:

Planeamiento y organización de recursos humanos.

·         Fijación de estándares de rendimiento del personal.

·         Diseño de políticas de incorporación de recursos.

·         Búsqueda y selección.

·         Incorporación y capacitación.

·         Diseño de políticas de promoción e incentivos.

Liquidación de sueldos y jornales

·         Categorazación.

·         Control de horarios.

·         Snaciones.

·         Promociones.

·         Liquidación de remuneraciones.

Capacitación

·         Diseño de políticas de capacitaciones.

·         Organización de cursos.

·         Evaluación.

Servicios médicos y sociales

·         Administración de servicios médicos.

·         Administración del club empresas.

·         Administración de servicios adicionales, compras comunitarias, turismo.

Secretaría y legales

·         Secretaria: actúa como el soporte de información de las diferentes funciones de la empresa

·         Legales: asesora sobre relaciones jurídicas con otras empresas, con el estado, con el personal.

ORGANIGRAMAS

Un organigrama es una representación gráfica de la estructura formal de una organización. Representan  las unidades de la organización en las que se han agrupado las funciones que se llevan a cabo, así como también los niveles jerárquicos y las líneas de autoridad correspondientes. 

Algunas de sus ventajas son:

·       permite conocer la estructura de la organización.

·     cada individuo que trabaja en ella puede tener clara visión de la posición de su rol dentro del conjunto y de sus posibilidades de ascenso.

·    se pueden detectar fallas: como que un cargo dependa de dos o mas personas, que a alguien se le haya delegado la supervisión de un número excesivo de subordinados, o que dos o más cargos ejerzan la misma función, etc.

 Los modelos más utilizados son:

Organigrama vertical:

¿Cómo se dibuja?...siempre comenzamos por el cargo de mayor jerarquia en este caso partimos desde Direccion general o Gerente general. Luego vamos dibujando los demas departamentos desde arriba hacia abajo hasta llegar a la jeraquia menor que pueden ser oficinas como en el ejemplo o tambien pueden ser secciones o sectores.

·         Organigrama vertical: está representado por rectángulos unidos por líneas que van indicando qué dependencia tiene cada uno de ellos, por ejemplo comenzamos con una Gerencia General del cual dependen tres gerencias o departamentos que se graficarán por debajo de la general unidas por líneas a ésta. Y así se pueden ir agregando otras áreas cuyas líneas indicarán de quién dependen. Siempre hacia abajo, por eso se llama vertical.

Organigrama horizontal:

·         

      Organigrama horizontal: se utiliza del mismo modo que el anterior, la única diferencia es que los rectángulos en vez de ir hacia abajo, van hacia la derecha. Comenzando por la mayor jerarquia de IZQUIERDA HACIA LA DERECHA LA MENOR.

ORGANIGRAMA CIRCULAR

 en el centro se ubica la Gerencia General o el Departamento de mayor jerarquía y luego se van agregando anillos separando  las äreas que dependen del ärea central y así ir agregando tantos anillos como sea necesario.

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