LA COMUNICACION EN LAS ORGANIZACIONES
La comunicación es un elemento de gran importancia de las relaciones
humanas, el ser humano por naturaleza, necesita relacionarse con otras personas
para poder satisfacer sus necesidades de afecto y socialización, y esto lo
logra a través de diversos medios de
comunicación.
Es sabido por todos nosotros, y si no con las palabras
textuales, por lo menos en esencia, que la comunicación es el proceso mediante
el cual, una persona transmite información a otra persona, y es el objetivo de
toda comunicación; en el caso de las empresas en particular la transmisión de
información es una actividad diaria y de gran importancia, es por ello que existe
la “comunicación
organizacional”. Generalmente en esta
temática surgen obstáculos o barreras que impiden el correcto proceso de
transmisión de datos empresariales, personales u organizacionales.
Comunicación en las organizaciones
Las
organizaciones hoy en día necesitan mantenerse actualizadas, cumpliendo
tendencias e innovando en productos y servicios lo cual permite su permanencia
en el mercado con el dinamismo correspondiente de las empresas altamente
efectivas; y de esta forma cumplir con las demandas de los mercados actuales.
Para eso es necesario comprometerse a nivel corporativo que permita darle el
valor que realmente se debe a los procesos vitales de comunicación de las
empresas que le permiten alcanzar los objetivos institucionales y ser
competitivos en relación a las demás organizaciones.
La comunicación
organizacional es una
importante herramienta de mucho aporte laboral en la actualidad que da lugar a
la transmisión de la información dentro de las organizaciones para identificar
los requerimientos y logros de la organización y los colaboradores de la misma. La
comunicación organizacional llega a permitir el conocimiento de los recursos
humanos, su desarrollo en la empresa, productividad en los departamentos de
trabajo.
La principal finalidad de la comunicación organizacional es
primordial para alcanzar los objetivos institucionales; elementos que en
conjunto dan paso al desarrollo
organizacional y de los colaboradores que se van preparando para
alcanzar su mejor desempeño en los mercados.
Comunicación interna y externa
La
comunicación interna, son todas las actividades realizadas por la organización,
para crear y mantener las relaciones entre sus miembros, a través del buen uso
de los diferentes medios de comunicación existentes en la organización.
La comunicación
interna da lugar a
•
Elaborar un reconocimiento de la empresa en un ambiente de cordialidad, y
estimulación en las actividades laborales
• Poder
conocer en gran medida a la organización y familiarizarse con ellas.
•
Reconocimiento del desempeño de los colaboradores
•
Fomentar el intercambio de información (comunicación) en toda la organización
• La
empresa es responsable de fomentar un clima organizacional positivo para
beneficio de toda la organización.
• El clima
organizacional es básicamente en ambiente personal y de índole físico a partir
del cual se realizan las actividades empresariales.
La comunicación externa, son
todas las actividades realizadas por la organización, cuyo propósito es
mantener relaciones con el exterior, en la actualidad a este tipo de
comunicación se le conoce como relaciones públicas-
¿Cómo circula la informacion por la organización?
Dentro
de una empresa es indispensable que la comunicación fluya en distintas vías,
desde un nivel jerárquico menor a uno más alto, así como hacia los niveles
jerárquicos de los lados. Normalmente se había contemplado con mayor fuerza a
la comunicación de forma descendente, pero en la actualidad se conoce
ampliamente que, en caso de que en la organización solamente fluya la
información del nivel jerárquico superior a uno inferior, existirán problemas
de comunicación de gran impacto en la organización. En términos generales para
que la comunicación sea eficaz en la empresa, es importante que surja del
empleado, es decir, comunicación de forma ascendente. No hay que olvidar la
importancia del flujo horizontal en la comunicación, esto sucede cuando los
involucrados pertenecen a un mismo nivel de jerarquía o similar; así como
también existe la comunicación diagonal (se presenta entre los trabajadores de
distintos niveles jerárquicos, aún sin que haya una dependencia entre
departamentos o niveles).
Comunicación descendente Este
tipo de comunicación se presenta en los niveles jerárquicos altos y con
dirección específica hacia los niveles de jerarquía inferior, generalmente esta
comunicación se presenta en las organizaciones cuya autoridad es centralizada y
sumamente autoritaria.
Dentro
de la comunicación descendente los principales medios utilizados para el
proceso de comunicación están vía mando (instrucciones de forma oral al
personal) se presenta: a través de los discursos, reunión con el personal, vía
telefónica. En cuanto a la comunicación vía escrita los medios más utilizados
son: Memorándum, cartas, informes, Manual
de operaciones,Folletos, ordenes, etc. Una de las características
principales de este tipo de información es el hecho de que la información se
vuelve difusa y dispersa conforme va descendiendo en la línea de mando y de los
niveles jerárquicos. Además el hecho de que una administración de a conocer y
solicite el cumplimiento de políticas de trabajo o procedimientos, no existe
una garantía para el cumplimiento y logro de los mismos; ya sea por fallas en
la comunicación, situaciones imprevistas que alteren los procesos, o
simplemente por falta de disciplina de los empleados involucrados. Ante estas
circunstancias es indispensable la existencia de un sistema que permita
retroalimentar la información recibida
Comunicación ascendente A
diferencia de la comunicación ascendente, este tipo de comunicación
organizacional se presenta cuando los trabajadores (subordinados) transmiten
información a sus jefes. Es decir, esta información fluye de niveles inferiores
a niveles de jerarquía superior. Desgraciadamente el flujo de la información en
esta vía de transmisión no siempre llega a los niveles más altos de forma
completa y objetiva, ya que conforme va ascendiendo la información los
receptores van mediando el impacto del contenido, sobre todo si se trata de
informes o noticias negativas o no esperadas por la gerencia o la
administración. Esto se presenta comúnmente en las organizaciones, cuando un
operador no alcanza a cumplir las metas, o existen problemas que afectan
directamente la productividad, o generan conflictos en la empresa; es en estas
situaciones que los encargados de estas áreas de trabajo por temor,
conveniencia, o respeto a los niveles superiores de mando, no dan a conocer
muchas veces datos reales de producción, financieros, o de desempeño
La
comunicación ascendente es contraria a la descendente en el hecho de que
mientras la segunda es autoritaria, la primera (ascendente) se presenta en
empresas cuyo ambiente y proceso de comunicación permite la participación de
los empleados y mantiene políticas democráticas para la intervención de los
mismos. Los medios más utilizados para la transmisión de la información de
forma ascendente son: Reunión periódica, Entrevista personalizada, Círculo de Calidad, Vía telefónica, A través
de encuestas, Sistema de quejas y sugerencias (Buzones, cartas y mensajes a la
administración).
Comunicación cruzada:Dentro
de este tipo de flujo de comunicación se considera a la información de
dirección horizontal (aquella que se presenta entre niveles similares de
jerarquía dentro de la organización) y el conocido “flujo diagonal” (el flujo
diagonal se presenta cuando las partes que intervienen en el proceso de
comunicación forman parte de niveles jerárquicos diferentes y no establecen una
relación de dependencia entre ellas).La finalidad principal de la comunicación
cruzada es incrementar la velocidad en la transmisión de la información,
mejorar la comprensión de la información que se transmite y la coordinación de
los esfuerzos para lograr cumplir con los objetivos de la empresa. La
comunicación cruzada es muy común dentro de las organizaciones, ya que no
siempre el flujo de la información se dirige por las rutas normalmente
establecidas en los organigramas. En
la actualidad las organizaciones hacen gran uso de la comunicación cruzada
tanto oral como escrita, con la principal finalidad de perfeccionar el flujo en
dirección vertical de la información dentro de las empresas.
Comunicación escrita
La
comunicación escrita se caracteriza por contar con mensajes claros, precisos,
concretos y correctos, y podemos estar seguros que el mensaje que estamos
transmitiendo como emisores, el receptor lo va a entender, tal cua
Algunos
ejemplos de comunicación escrita son
•
Boletín interno. Maneja información especializada, para el interior y exterior
de la organización.
•
Memorándum. Es el medio más usado, y ayuda al receptor (empleado) a recordar
instrucciones internas acerca de lo que debe realizar en la organización.
•
Circular. Es un medio de comunicación interno, un escrito en que la Gerencia
General o Departamental comunica a todo el personal o una parte de la
organización.
•
Convocatorias. Es un medio mediante el cual, la organización informa a sus
empleados, o a la comunidad, que existen vacantes para algún puesto laboral, o
bien se abre algún concurso de proyecto.
•
Encuesta a los empleados. Este medio de comunicación tiene como propósito
conocer las opiniones de los empleados, sobre algún aspecto en cuestión.
La
principal ventaja de la comunicación escrita es el hecho de que proporciona un
registro, referencia y protección legal de lo que se comunica, además de
promover la aplicación uniforme de procedimientos y normas que colaboran en la
disminución de los costos de comunicación, y además se puede cuidar con
anticipación el contenido y contexto de la información a transmitir. En cuanto
a desventajas se refiere se puede considerar, el alto gasto en cantidad de
papeles para la realización oficial de un mensaje escrito, no generar una
retroalimentación de inmediato y en muchas ocasiones suele manejarse mucho tiempo
para la notificación de la recepción y comprensión de la comunicación escrita.
Comunicación oral
La
comunicación oral se presenta cuando se lleva a cabo una reunión de frente
entre dos o más personas, este es el caso de la plática de un administrador a
su personal y se puede presentar de manera formal o informal, así como puede
estar sujeta a planeación o de forma espontánea. La comunicación oral aunque es altamente utilizada dentro
de una organización, la compresión de la información transmitida no siempre es
la deseada y/o esperada, debido a que influye de gran manera en la
interpretación que cada receptor le dé a la misma y del ambiente bajo el cual
se esté efectuando la comunicación, estos son muy comunes en la comunicación
informal, sales de tu departamento para dirigirte a otra oficina, y saludas a
alguien o le das una indicación, este es un vivo ejemplo de comunicación oral.
Algunos ejemplos de la comunicación oral son:
• Conferencias. Se expone algún
tema en particular
• Juntas y Asambleas. Se
discute sobre algún tema en particular.
• Videoconferencias. Nos
comunicamos de un departamento a otro, que quizá se encuentra en otra ciudad,
con el fin de exponer la situación de nuestra área.
• Servicio telefónico. Se
comunica de un área a otra por medio de llamadas, y regularmente es para
solicitar alguna información que se necesita para solucionar un problema, o bien,
complementar algún trabajo
Comunicación no verbal
Este
tipo de comunicación se utiliza de muchas maneras en la organización, muchas
veces como complemento de lo que se dice, un ejemplo es cuando en una
exposición los asistentes se dan cuenta de las expresiones faciales y
corporales del expositor, y aunque se maneje como una comunicación de apoyo,
muchas veces puede no ser así, como le transmitir inseguridad, falta de
conocimiento del tema o credibilidad.
Dentro
de esta clasificación también se puede considerar los medios visuales de apoyo,
los cuales también tienen como objetivo retroalimentar lo que se dice.
Algunos ejemplos de medios visuales son
•
Murales. En ellos se maneja información motivacional para el empleado, estos se
deben colocar en puntos estratégicos de la organización, para que puedan ser observados
por los empleados.
•
Tablón de avisos. En ellos se colocan cuadros, gráficos, etcétera, y tiene por
objetivo sensibilizar a los empleados e informarlos acerca de algún aspecto en
cuestión.
•
Señalización. Mapa de las instalaciones, con el propósito que sepan ubicarse, y
hacia dónde dirigirse.
Barreras y fallas en la comunicación organizacional
Muchos administradores consideran como uno de sus mayores
problemas a resolver las fallas e inconvenientes en la comunicación de la organización. Pero un administrador que realmente conoce a su
empresa, como debe ser, se puede dar cuenta que muchos problemas de
comunicación se originan como consecuencia de problemas más fuertes.
Un ejemplo de lo que se establece anteriormente es cuando en una
organización una planeación resulta
deficiente y genera incertidumbre en la directriz y camino de la empresa, al
igual que si una organización no cuenta con una adecuada estructura puede
limitar o alterar de forma negativa la relación organizacional y por ende la
comunicación. Las barreras que se presentan en la
transmisión de la información pueden originarse en el emisor, el mensaje, el
receptor del mensaje, o en la misma retroalimentación de la información que se
recibe. Las
principales barreras en la comunicación específicamente en el caso de las
organizaciones son:
• Falta
o ausencia de planeación
•
Supuestos o hechos confusos
•
Distorsión del contexto del mensaje y/o de la semántica
•
Información expresada deficientemente
•
Barreras de contexto internacional
•
Pérdida de información por retención limitada
•
Información con escucha limitada y la evaluación anticipada de la misma
•
Comunicación de forma impersonal
•
Desconfianza o temores en la comunicación
•
Tiempo insuficiente ante los cambios
•
Exceso de información
• Demás
barreras en la comunicación
