LA COMUNICACION EN LAS ORGANIZACIONES

Clase martes 24/10 5to D GESTION ORGANIZACIONAL

La comunicación en las organizaciones

La comunicación es un elemento de gran importancia de las relaciones humanas, el ser humano por naturaleza, necesita relacionarse con otras personas para poder satisfacer sus necesidades de afecto y  socialización, y esto lo logra a través de diversos medios de comunicación.

El término comunicación procede del latín communicare que significa “hacer a otro partícipe de lo que uno tiene”. La comunicación es la acción de comunicar o comunicarse, se entiende como el proceso por el que se trasmite y recibe una información. Todo ser humano y animal tiene la capacidad de comunicarse con los demás. Para que un proceso de comunicación se lleve a cabo, es indispensable la presencia de seis elementos:

Emisor: Aquél que transmite la información (un individuo, un grupo o una máquina).

Receptor: Aquél, individual o colectivamente, que recibe la información. Puede ser una máquina.

Código: Conjunto o sistema de signos que el emisor utiliza para codificar el mensaje.

Canal: Elemento físico por donde el emisor transmite la información y que el receptor capta por los sentidos corporales. Se denomina canal tanto al medio natural (aire, luz) como al medio técnico empleado (imprenta, telegrafía, radio, teléfono, televisión, ordenador, etc.) y se perciben a través de los sentidos del receptor (oído, vista, tacto, olfato y gusto).

Mensaje: La propia información que el emisor transmite.

Contexto: Circunstancias temporales, espaciales y socioculturales que rodean el hecho o acto comunicativo y que permiten comprender el mensaje en su justa medida.

Sin embargo, para que exista una comunicación adecuada, sera necesario otras dos condiciones, tales como que el canal funcione adecuadamente y no exista ruido.

Ruido: se entiende como toda perturbación que afecte la transmisión del mensaje, sea de carácter auditivo o de cualquier otro tipo por ej como las interferencias en el medio, la distracción del receptor, los errores lingüísticos son algunos factores que constituyen al ruido.

COMUNICACIÓN INTERNA EN LAS ORGANIZACIONES

La comunicación interna, son todas las actividades realizadas por la organización, para crear y mantener las relaciones entre sus miembros, a través del buen uso de los diferentes medios de comunicación existentes en la organización.Existen muchas herramientas disponibles para ponerla en práctica. Cada empresa puede optar por las que se adapten mejor a sus posibilidades u objetivos. Algunas de las más utilizadas:

·      Manual de empleado. Incluye información relacionada con la empresa que todo empleado debería conocer. Puede incluir la historia de la empresa, sus normas internas, su misión y valores, las políticas de recursos humanos, el organigrama, pautas de seguridad o procedimientos específicos.

·  Publicación institucional o "newsletter". Con el objetivo de informar a los empleados, en forma de revista, periódico, o folleto interno —en papel o digital—, incluye datos de la operatividad de la empresa como de los mismos empleados. Abarca todas las áreas y puede contener testimonios, artículos, fechas de cumpleaños e incluso, malas noticias.

                                                              

· Cartelera. Es un efectivo medio de comunicación siempre que se ubique en un lugar concurrido por los empleados, con fácil acceso visual. Es necesario actualizarla periódicamente y consignar la  fecha de cada publicación. Puede incluir informaciones legales o sociales, resultados de la empresa, nuevas políticas o intercambios entre el personal (compraventa, ofrecimientos para compartir transporte, o fotos de familias, por ejemplo).

                                                            .

·      Circulares. Es un mensaje que se envía a toda la empresa o a una parte de ella. Los medios para hacerla conocer son variados (correo electrónico, carta, intranet, blogs, etc). Puede dar a conocer información, órdenes, sugerencias o convocatorias

·       Reuniones. Permiten la interacción personal dentro de los equipos de trabajo o entre las distintas áreas de la empresa. Pueden usarse para informar, capacitar, coordinar nuevas tareas y tomar decisiones. Es fundamental que se planifiquen de forma conveniente, se realicen en un lugar adecuado y se convoquen con antelación.

                                           

·       Correo electrónico. No todos los empleados cuentan con una computadora como herramienta de trabajo, pero dependiendo del tipo de comunicación el e-mail es una herramienta muy útil, ya que representa un medio rápido de comunicación con muchos interlocutores. Es, a la vez, de bajo costo y fácil de personalizar. 

                                                            

·       Buzón de sugerencias. Es una importante fuente de información si se lo utiliza correctamente y de forma activa. El objetivo es conocer las opiniones y propuestas de los empleados en diversos aspectos: normas, organización, condiciones de trabajo, tareas, relaciones laborales, beneficios sociales.

                        

·  Videoconferencia. Es una herramienta muy utilizada gracias a su rapidez y bajo costo. Permite conectar a dos o más personas que estén distanciadas geográficamente, evitando desplazamientos y ahorrando así tiempo y dinero.

                                                    

·  Intranet. Es una red de comunicación dentro de la empresa. Su instalación es simple y económica, sólo requiere la inversión en infraestructura. Su ventaja principal ser un medio rápido e instantáneo: disponibilidad al instante de la información, material compartido o base de datos de la empresa.

Comunicación externa

Son todas las actividades realizadas por la organización, cuyo propósito es mantener relaciones con el exterior, en la actualidad a este tipo de comunicación se le conoce como relaciones públicas. Tambien podemos agregar que es el conjunto de actividades generadoras de mensajes dirigidos a crear, mantener o mejorar la relación con los diferentes públicos objetivo del negocio, así como a proyectar una imagen favorable de la compañía o promover actividades, productos y servicios.

Para la organización que tiene su atención centrada en sus clientes, es fundamental mantener un doble flujo de comunicación: Recibir información sobre las variaciones en la dinámica del contexto socio-político y económico en que desarrolla su labor, para poder definir su estrategia y sus políticas; y proyectar sobre el ámbito social una imagen de empresa fundada en información sobre su dinámica interna y su acción objetiva sobre el medio social. Los interlocutores privilegiados de esa comunicación son los clientes, los proveedores, la opinión pública y el gobierno.

 ¿Cómo fluye la comunicación dentro de las organizaciones?

Comunicación formal e informal:

Las redes Formales son generalmente verticales, siguiendo la cadena de autoridad y limitadas con las comunicaciones con las tareas empresariales. Por el contrario, las redes informales no son rígidas en su dirección, puede tomar cualquiera, saltar niveles de autoridad y seguramente satisface necesidades sociales de los miembros internos de la organización, por ejemplo los rumores o chismes.

Formal: Aquella que se origina en la estructura formal de la organización y fluye a través de los canales organizacionales.

Informal: Está directamente vinculada a la organización informal de la empresa, comprendiendo las interrelaciones sociales de los diversos elementos que forman parte de la organización. Chismes, murmuraciones, rumores, pláticas privadas, etc

Ascendente: Esta comunicación fluye de los empleados o equipo de trabajo hacia la gerencia. Se utiliza para proporcionar retroalimentación a los de arriba, para informarsesobre los progresos, problemas, sobre el sentir de los empleados, cómo se sienten los empleados en sus puestos, con sus compañeros de trabajo y en la organización, para captar ideas sobre cómo mejorar cualquier situación interna en la organización. Un líder sabe que ambas direcciones son importantes e imprescindibles para lograr las metas propuestas con el mínimo de problemas, pero lamentablemente no todas las organizaciones tienen conciencia de ello, por lo que en muchas ocasiones las ideas, pensamientos y propuestas de los empleados pasan desapercibidas ya que consideran que esto no influirá en el rendimiento laboral.

Obrero, empleados, técnicos, clientes -  Supervisor - Gerente

Ejemplos Organizacionales de Comunicación Ascendente

    • Informes de desempeños preparados por supervisores

    • Buzones de sugerencia

    • Encuesta de actitud de los empleados

    • Procedimientos para expresar quejas

    • Encuestas.

Descendente: Es la comunicación que fluye de un nivel del grupo u organización a un nivel más bajo. Es el utilizado por los líderes de grupos y gerentes para asignar tareas, metas, dar a conocer problemas que necesitan atención, proporcionar instrucciones.

Gerente – Supervisor - Empleados, obreros, técnicos, etc.

Lateral (Horizontal): Este tipo de comunicación se da cuando dos o más miembros de una organización cuyos puestos están al mismo nivel intercambian información. Por ejemplo comunicaciones entre supervisores de varias plantas o departamentos. Este tipo de comunicación es muy positiva para evitar proceso burocráticos y lentos en una organización, además, es informal y promueve a la acción

CONCLUSIONES

Se realizo el análisis de los diferentes tipos de comunicación que se dan en las organizaciones y que se necesita comprender bien el mensaje para que se trasmita correctamente ,también pudimos analizar que para que los empleados tengan gran confianza en los gerentes se debe prestar mas atención a la comunicación descendente, cultivando confianza, manteniéndolos informados de los que pasa dentro de la empresa teniendo en cuenta que  la comunicación es tan importante que si se le da la atención necesaria y se desarrolla de manera plena las organizaciones tendrán éxito seguro en sus empresas.

AREAS, DEPARTAMENTOS Y ORGANIGRAMAS

SEGUIMOS CON LA ESTRUCTURA DE LA EMPRESA.....

AREAS PRINCIPALES DE UNA EMPRESA, Departamentos, Sectores.

La estructura depende de cada organización en particular. Es necesario tener en cuenta su disposición geográfica, sus objetivos, el  nivel de delegación deseado por sus directores, su tamaño y otras consideraciones.

Como ejemplo podemos decir que una empresa comercializadora no tendrá un área de fabricación. En una empresa pequeña con 10 empleados, las funciones de recursos humanos seguramente estarán integradas con las de administración.

En los Estados Unidos, en la década del 50, la Asociación de Ingenieros Consultores de Empresas ACME) elaboró un proyecto que daba respuestas a las empresas que solicitaban un modelo de estructura tipo.

Ellos concibieron este proyecto sobre la base de una encuesta que se hizo sólo dentro de los Estados Unidos y en grandes empresas. Esto quiere decir que la visión con que se confeccionó el modelo fue parcial, no considero a las pequeñas y medianas empresas.

Pese a estas limitaciones es, aún hoy, un excelente trabajo para identificar y describir las funciones típicas de una empresa.

En su esquema (ACME) reconoce 7 áreas básicas, agrupadas en 2 grandes grupos, la línea y el staff (conjunto de personas que, en torno y bajo el mando del director de una empresa o institución, coordina la actividad o le asesora en la dirección. La empresa elije a sus mejores técnicos para su staff. El staff lo dibujaremos en el organigrama con lineas punteadas, ya que no forma parte de la estructura de la estructura solo asesora y ayuda al nro 1.

Área de línea:

Investigación y desarrollo.

Producción.

Comercialización.

Finanzas y control.

Áreas de staff:

Secretaría y legales.

Administración de personal (Recursos Humanos).

Relaciones públicas.

Ahora veremos cuáles son las funciones de cada área:

Investigación y desarrollo.

Investigación:

·         De procesos productivos

·         De nuevos productos.

Desarrollo:

·         De nuevas técnicas

·         De nuevos productos.

·         Modificaciones en las actuales técnicas productivas.

Producción

Diseño

·         De productos.

Ingeniería:

·         Diseño de planta.

·         Diseño de métodos de trabajo.

·         Fijación de estándares.

Planeamiento y control de la producción. Planeamiento del núcleo de la producción:

·         Recepción y almacenamientos de materiales.

·         Control de existencias.

Compras:

·         Identificaión y selección de proveedores.

·         Evaluación de cotizaciones.

·         Ejecución de compras.

Producción:

·         Fabricación del producto.

Control de calidad:

·         Desarrollo de métodos de control de calidad.

·         Fijación de estándares.

·         Inspección.

Mantenimiento:

·         Reparación de maquinarias y equipos.

Comercialización

Marketing

·         Investigación de mercado.

·         Estudio del producto.

·         Estudio de los canales de distribución.

Publicidad

·         Asumida por la empresa.

·         Encargada a un especialista.

Planeamiento de ventas

·         Elaboración de presupuestos de ventas.

·         Fijación de políticas de ventas.

Operaciones de venta

·         Dirección de la operación de ventas.

Distribución

·         Almacenamiento de producción.

·         Expedición de productos.

Finanzas y control

Finanzas:

·         Planeamiento financiero.

·         Tesorería.

·         Cobros y pagos.

Control:

·         Contabilidad.

·         Costos.

·         Auditoría interna.

·         Control presupuestario y de gestión.

Recursos humanos:

Planeamiento y organización de recursos humanos.

·         Fijación de estándares de rendimiento del personal.

·         Diseño de políticas de incorporación de recursos.

·         Búsqueda y selección.

·         Incorporación y capacitación.

·         Diseño de políticas de promoción e incentivos.

Liquidación de sueldos y jornales

·         Categorazación.

·         Control de horarios.

·         Snaciones.

·         Promociones.

·         Liquidación de remuneraciones.

Capacitación

·         Diseño de políticas de capacitaciones.

·         Organización de cursos.

·         Evaluación.

Servicios médicos y sociales

·         Administración de servicios médicos.

·         Administración del club empresas.

·         Administración de servicios adicionales, compras comunitarias, turismo.

Secretaría y legales

·         Secretaria: actúa como el soporte de información de las diferentes funciones de la empresa

·         Legales: asesora sobre relaciones jurídicas con otras empresas, con el estado, con el personal.

ORGANIGRAMAS

Un organigrama es una representación gráfica de la estructura formal de una organización. Representan  las unidades de la organización en las que se han agrupado las funciones que se llevan a cabo, así como también los niveles jerárquicos y las líneas de autoridad correspondientes. 

Algunas de sus ventajas son:

·       permite conocer la estructura de la organización.

·     cada individuo que trabaja en ella puede tener clara visión de la posición de su rol dentro del conjunto y de sus posibilidades de ascenso.

·    se pueden detectar fallas: como que un cargo dependa de dos o mas personas, que a alguien se le haya delegado la supervisión de un número excesivo de subordinados, o que dos o más cargos ejerzan la misma función, etc.

 Los modelos más utilizados son:

Organigrama vertical:

¿Cómo se dibuja?...siempre comenzamos por el cargo de mayor jerarquia en este caso partimos desde Direccion general o Gerente general. Luego vamos dibujando los demas departamentos desde arriba hacia abajo hasta llegar a la jeraquia menor que pueden ser oficinas como en el ejemplo o tambien pueden ser secciones o sectores.

·         Organigrama vertical: está representado por rectángulos unidos por líneas que van indicando qué dependencia tiene cada uno de ellos, por ejemplo comenzamos con una Gerencia General del cual dependen tres gerencias o departamentos que se graficarán por debajo de la general unidas por líneas a ésta. Y así se pueden ir agregando otras áreas cuyas líneas indicarán de quién dependen. Siempre hacia abajo, por eso se llama vertical.

Organigrama horizontal:

·         

      Organigrama horizontal: se utiliza del mismo modo que el anterior, la única diferencia es que los rectángulos en vez de ir hacia abajo, van hacia la derecha. Comenzando por la mayor jerarquia de IZQUIERDA HACIA LA DERECHA LA MENOR.

ORGANIGRAMA CIRCULAR

 en el centro se ubica la Gerencia General o el Departamento de mayor jerarquía y luego se van agregando anillos separando  las äreas que dependen del ärea central y así ir agregando tantos anillos como sea necesario.

Historias que inspiran PGM15 PUPS

Historias que inspiran PGM 16 Colchones Elite

Historias que inspiran PGM 7 Juguetes Rasti

COMUNICACION: COLOR PARA TU MARCA Y LOGO

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Historias que inspiran PGM 5 Caso: Manaos

Historias que inspiran PGM 11 Packaging y servicios

Trabajo practico N° 1

Responder las siguientes preguntas: luego de haber observado el video.

a) En el artículo el Dr. Kliksberg comienza por señalas algunas cifras de “males sociales” que padece la humanidad. A usted en lo personal, cual es la desigualdad social que mayor impacto le causa. Explique los motivos.

b) Explique brevemente en que consiste la idea del microcrédito que el Dr. Yunus llevo adelante en Bangladesh.

c) ¿Cuáles son los tres componentes que se mencionan en el artículo que ayudan a definir a los EMPRENDEDORES SOCIALES?

d) Busque algún emprendedor social de Argentina (puede ser de nuestra ciudad). Explique brevemente que tareas lleva adelante. Puede ser persona física o una organización social.

PROYECTOS ORGANIZACIONALES- 6° A                                             

Qué es un Proyecto?

Un Proyecto es un conjunto ordenado de actividades con el fin de satisfacer necesidades o resolver problemas.

Por lo general, cualquier tipo de proyecto responde a las siguientes preguntas:

¿Qué vamos a hacer? Nombre del Proyecto: lo que se quiere hacer

Por qué lo vamos a hacer? Fundamentación del proyecto: es el diagnóstico y por qué

elegimos ese problema para solucionar

¿Para qué lo vamos a hacer? Objetivos del proyecto: qué solucionaría ese proyecto.

¿Dónde lo vamos a hacer? Localización geográfica, el lugar, barrio, ciudad o pueblo

donde se desarrolla el proyecto

¿Cómo lo vamos a hacer? Listado de actividades para concretar el proyecto

¿Quiénes lo vamos a hacer? Los responsables de las distintas actividades

¿Cuándo lo vamos a hacer? El tiempo que se tardará en hacer el proyecto

¿Qué necesitamos para hacer el proyecto?Listado de recurso y cantidad necesaria (materiales,humanos; financieros)

¿Cuánto va a costar el proyecto? Presupuesto: precios de los recursos, según cantidad y

tiempo de utilización.

Etapas

Otra cuestión importante es diferenciar las etapas o ciclos del proyecto y los pasos que hay que seguir para su formulación.

Las etapas de un proyecto son:

• DIAGNÓSTICO

• PROGRAMACIÓN

• EJECUCIÓN

• EVALUACIÓN

El diagnóstico y la programación se corresponden con la formulación del proyecto, luego se lo

ejecuta y finalmente se lo evalúa.

A) Diagnóstico

El 1 er. Paso es: HACER UN DIAGNOSTICO

Según el diccionario: “Forma de ordenar los datos e información sobre cómo es y qué problemas

tiene una determinada realidad” Una buena guía para realizar un autodiagnóstico comunitario es pensar cómo vivimos, qué hacemos, qué tenemos, qué nos falta.

Para eso hay que CONOCER NUESTRA COMUNIDAD Y SUS PROBLEMAS.

1. Aspectos a analizar

ANALICEMOS ESTOS ASPECTOS

A) INFRAESTRUCTURA COMUNITARIA: Qué servicios (agua, luz, gas, vereda) hay en la

comunidad, cuáles faltan, cuáles hay que mejorar..

B) ASPECTOS ECONOMICOS: Cuáles son las formas de subsistencia, los distintos tipos de

trabajo, si hay desocupados, las fuentes de trabajo que existe en la comunidad.

C) ASPECTO SOCIAL: Cómo son nuestras familias, los niños, los jóvenes, estado de escolaridad y salud, como son sus formas de esparcimiento…

¿qué problemas sociales son los más graves?

D) ASPECTO INSTITUCIONAL: Qué instituciones trabajan en la comunidad, qué hacen, qué

necesidades atienden.

¿Son públicas o privadas?

También hablemos de las organizaciones de base, cómo trabajan, qué problemas tienen…

2. Identificar problemas

Después hay que IDENTIFICAR PROBLEMAS

No se trata sólo de conocer los problemas o necesidades de nuestras comunidades, también es necesario hablar de las CAUSAS de esos problemas, dónde tienen su origen, en qué situación se presentan.

¡POR LO TANTO, ADEMAS DE PREGUNTARNOS CUAL ES EL PROBLEMA, HAY QUE

PREGUNTARSE CUALES SON LAS CAUSAS!

3. Priorizar problemas

ELEGIMOS LOS PROBLEMAS PRINCIPALES …..........¿Cómo se hace?

Elegir los problemas significa “tomar decisiones” es decir, elegir una opción. Esto se podría

resolver por votación, y !!que gane la mayoría!!. Pero ¿ qué pasa con los que votaron por otra

cosa? ¿cómo se sienten? ¿estamos respetándolos? Debemos escuchar su forma de pensar,

aunque sea distinta a la mayoría, para definir cuáles son los problemas principales de su

comunidad.

Hay que priorizar.....................¿Qué significa esto?

• Teniendo en cuenta los recursos que tenemos en la comunidad, las necesidades, a

quiénes daríamos solución: elegimos el más importante y luego el más urgente.

Para elegir un problema, nos tenemos que hacer las siguientes preguntas

• ¿A cuántos vecinos beneficia la solución de este problema?

• ¿Cuál está más a nuestro alcance para resolver actualmente? ¿de qué manera podemos

resolver los demás problemas en el futuro?

• ¿Si nos faltan recurso, podremos conseguirlos?

• ¿Por donde convendría empezar primero?

• ¿Que se puede postergar y qué es urgente?

• ¿Cuál generaría más trabajo comunitario, participación?

De esta forma se elige el problema al cual se tratará de dar solución mediante el proyecto.

Pero, de qué forma vamos a solucionar nuestro problema?

4. Pensando alternativas de acción

Existen muchas posibilidades: hay distintos caminos para llegar a una solución.

Cada solución tiene VENTAJAS Y DESVENTAJAS.....¿Cómo elegimos la más conveniente?

Teniendo en cuenta:

• Las ventajas y desventajas de cada alternativa.

• Lo que esté más a nuestro alcance para resolver actualmente. (la solución más variable)

• La solución que va a resolver la causa de algún otro problema.

• Los recursos disponibles.

Nos queda clarito que antes de elegir una alternativa hay que tener en cuenta todos los factores, positivos y negativos que pueden influir en el proyecto.

PARA ESO NOS TENEMOS QUE PREGUNTAR

• ¿Qué recursos (ventajas) tenemos en la comunidad para esta solución?

• ¿Qué recursos nos están faltando?

• ¿Quiénes nos pueden ayudar?, los vecinos, otras organizaciones, instituciones, el Estado

(municipal, provincial, nacional)

• ¿Cómo nos pueden ayudar? ¿Qué aportes pueden hacer?

• ¿Cómo es nuestra relación con ellos?

• ¿De qué manera conseguiremos los recursos que nos faltan?

• ¿De cuánto tiempo disponemos para el Proyecto? ¿alcanza para llegar a esta solución?

Una vez terminada la reflexión sobre las distintas alternativas de acción, hemos terminadocon el DIAGNÓSTICO y podemos pasar a los siguientes pasos para la formulación de nuestro proyecto.

B) Programación

La programación es el conjunto de procedimientos y técnicas que se usan para idear y ordenar las acciones necesarias para realizar un proyecto.

Para que la idea o la solución elegida al finalizar el diagnóstico se transforme en un proyecto es necesario reflexionar:

• para tener claro qué objetivos deseamos alcanzar.

• para determinar qué actividades tenemos que hacer para concretar esos objetivos.

• para aprovechar y distribuir mejor los recursos humanos y materiales que tenemos.

• para repartirnos mejor los trabajos a realizar.

1. Identificar objetivos

Aquí presentamos para qué vamos a hacer el proyecto. En el momento de plantear objetivos hay que tener en cuenta que estos tienen que ser realistas.

Es conveniente que los objetivos:

SE VEAN	SE EVITE
Claros	confusion
Concretos	No decir que se logra
Posibles	No saber para cuanta gente se logra

Los objetivos son de dos tipos:

• General: Es el resultado que buscamos al final de nuestro proyecto. Se logra a mediano y

largo plazo.

• Específicos: Son los que se irán concretando para llegar al general; son más concretos, y

se realizan a corto plazo.

Además de decir QUÉ se quiere lograr, hay que decir para CUANTA gente se hace lo quese hace. Cuantas personas resultarán beneficiadas por el proyecto.

Esto se llama “población destinataria”, identificar a quiénes y a cuántos se beneficia con el logro de los objetivos del proyecto.

2. Actividades a realizar

El segundo paso de la Programación es contar lo más detalladamente posible las

actividades que se van a realizar.

Aquí respondemos a la pregunta: ¿Cómo lo vamos a hacer?, es decir, las distintas actividades que vamos a realizar para lograr nuestros objetivos. Se puede realizar un listado, ponerle números o letras, para recién utilizarlo en el cronograma. Si nos resulta más práctico, podemos elaborar una planilla , teniendo en cuenta también quiénes van a hacer cada actividad, es decir los responsables de cada una de ellas

3. El Cronograma

El tercer paso de la programación es EL CRONOGRAMA: Se llama así al “gráfico” que sirve para controlar las distintas actividades del proyecto, según alguna unidad de medición de tiempo (días, semanas, meses).

Se tiene en cuenta entonces: ¿Cuánto tiempo se va a tardar en el proyecto?, calculando la

duración de cada actividad.

Pueden utilizarse diferentes gráficos. Por ejemplo:

Actividades	Responsables	Fechas de comienzo y finalizacion
a. Hacer los planos del salón comunitario	Arquitecto de la municipalidad	17/07/03 al 27/07/03
b.

4. Presupuesto

El cuarto paso es hacer EL PRESUPUESTO

¿Por dónde empiezo? Para armar un presupuesto, siempre nos hacemos esta pregunta porque parece mucho trabajo, pero todo es cuestión de dedicarle tiempo…

Antes que nada: ¿qué es un presupuesto?; el diccionario dice: “estimación de los ingresos y

gastos posibles, en una organización, empresa, etc.” “cálculo de gastos que se hace por un

tiempo determinado”.

EL PRESUPUESTO NOS PERMITE CALCULAR CUANTO CUESTA EL PROYECTO

C) Ejecución

En esta etapa es cuando el proyecto se “realiza”, se hace todo lo que se programó hacer,

respetando los tiempos y los costos del  propuesto!!

D)Evaluación

Evaluar es “visualizar, revisar, comparar en que medida se responde a los problemas que se

intentan solucionar y se logran los objetivos”…

La evaluación debe responder a los intereses e inquietudes concretas de los vecinos, de los

miembros de la organización y de las instituciones públicas y/o privadas que participaron del

proyecto.

¿Qué buscamos? Replantear distintos aspectos negativos y positivos; buscar el aprendizaje

grupal; transmitir la información y la experiencia a terceros.

Por eso, es necesario

• DISCUTIR

• REFLEXIONAR con los integrantes de la organización y con todos los que participaron del

proyecto.

Preguntarse si:

• Se cumplieron los objetivos

• Se cumplieron los plazos

• Se realizaron todas las actividades propuestas

• Hubo inconvenientes, cuales y porqué

• El presupuesto estuvo ajustado a la realidad o no

• En donde faltó dinero y qué no se tuvo en cuenta

• Participaron todos los que se habían comprometido a participar

• El proyecto cambió las condiciones de la gente en la medida de lo previsto en los objetivos.

Los que hicieron y los que participaron del proyecto están satisfechos con lo realizado.

Presentación del Proyecto

PRESENTAR EL DOCUMENTO O CARPETA DE PROYECTO

Para la presentación necesitamos:

CARPETA DE PROYECTO

Veamos parte por parte cómo tenemos que armar una carpeta de proyecto:

1) Carátula:

Se ponen los datos más importantes:

Nombre del proyecto:………………………………………………….

Nombre de la Organización

Domicilio Postal: …………………………………………………….

Presupuesto: ………………………………………………………… (Pueden ser los distintos

aportes o solamente el monto total)

Nombres y Nro de documentos de los responsables del proyecto:

…………………………………….

Queda a criterio de Uds. poder realizar una carátula “más creativa”, por ejemplo, con fotos.

2) Carta de presentación: Es una nota, dirigida a la autoridad correspondiente, donde se le

cuenta del proyecto, en qué consiste, qué problemas solucionaría. También el monto total del

Presupuesto y cuánto se solicita (si esa es la intención de esta presentación)

El formato de la nota es parecido al siguiente:

                                                                                                                              Lugar y fecha:

Sr.

(Autoridad a la que se dirige)

Nos dirigimos a Ud. con el objeto de…………………………

• nombre del proyecto………………….

• en que consiste-problemas……………qué va solucionar……………………….

Presupuesto…………………………….

                                                       Sin otro motivo, saludamos a Ud. con atenta consideración.

                                                                          Firma de los responsables y aclaración

3) Ubicación geográfica: También se llama localización. Es decir el lugar donde se realizará el proyecto. Por ejemplo: si es “salón comunitario”, el domicilio del terreno, con todos los datos

posibles para facilitar su ubicación; o si es “construcción de un comedor”, el nombre del paraje, la ruta que pasa por ahí, en que kilómetro se ubica. Si es un curso o alguna actividad

formativa/recreativa, explicar, claramente dónde se llevará a cabo. Es importante incluir un mapa

para que el que lea el proyecto se ubique más fácil; y si nos animamos, dibujamos un “croquis” de

la zona o del barrio, colocándole referencias.

4) Características e historia de la comunidad: Para esta parte se pueden usar algunos de los datos e informaciones que recogimos en el diagnóstico. Consiste en describir a nuestra

comunidad o barrio. Es importante contar las características principales, la situación en la que

viven, la cantidad de personas que se encuentran en esta situación y la cantidad de personas que se “benefician con el proyecto” (población destinataria) Hay que tener presente que, la mayoría de las veces, estamos dibujando o sacando una foto para personas que no nos conocen…

5)Fundamentación de la idea de proyecto: Esto significa ¿por qué lo vamos a hacer? Tenemos que describir los problemas que nos aquejan, aquellos que priorizamos y sobre todo contar los cambios que “el proyecto” nos permitiría realizar. Recordemos que en este punto, especialmente tenemos que CONVENCER de la necesidad de hacer este proyecto…

6)Objetivos

7) Actividades

8) Cronograma

9) Presupuesto

10) Destinatarios